Interne Kommunikation in Zeiten wie diesen ( AL Mag. (FH) Reinhard Haider, E-Government-Beauftragter | 10.04.2020 09:17:15 )E-Government – Vom und für Praktiker – April 2020
Interne Kommunikation in Zeiten wie diesen
Praktisch über Nacht ist eine neue Zeit der Kommunikation angebrochen. Home-Office ist angesagt und Berater, Experten und Nerds werfen mit Begriffen wie Grape, Teams, Skype, VoIP, Cloud und vielem anderen um sich und verwirren damit die Organisationen samt ihren Mitarbeitern. Andere wiederum aktivieren den letzten Festnetzanschluss samt Uralttelefon mit Wählscheibe am Gemeindeamt, um für den möglichen Ausfall der virtuellen Telefonanlage gerüstet zu sein. Die Wahrheit liegt wie meistens in der Mitte dieser Bilder. Aber auch die Gemeinden merken, dass die Kommunikation zwischen Führung und Mitarbeitern in Zeiten wie diesen während der Corona-Krise auf die Probe gestellt wird.
Die Umfrage von Kommunalnet.at zeigt mit Stand 22. März 2020 (nicht repräsentativ) eine Quote von 50 % Gemeindemitarbeitern, die sich fast über Nacht im Home-Office mit der neuen Kommunikation anfreunden mussten.
Daher hier eine kurze Einführung bzw. (Nach-)Betrachtung samt Ausblick:
Netzwerke und Messaging-Tools
Besonders gefragt sind Telefon- und Video-Konferenzen. Ohne Handy geht es nicht und hier sind auch die Mitarbeiter ohne Diensthandy überwiegend gerne bereit, ihr privates Mobiltelefon einzusetzen. Das wird der Dienstgeber bei Gelegenheit honorieren.
Telefonkonferenz
Mit jedem Android- oder iOS-Handy eine Kleinigkeit: Jemanden im Mobilnetz anrufen und über „Anruf hinzufügen“ weitere Personen zum Gespräch einladen. Funktioniert auch mit WhatsApp und anderen Tools, die den Datenschutzrichtlinien allerdings nicht entsprechen.
Videokonferenz
Das bekannteste professionelle Tool für Handy und Desktop und alle Betriebssysteme ist derzeit wohl Skype. Bis zu 25 Teilnehmer können am PC und/oder Handy mitreden und sich sehen, Dokumente können via Skype übermittelt werden und sogar kleine Umfragen sind möglich. Mit Skype lassen sich auch Webinare abhalten. Ähnliche Funktionalitäten bieten Facetime (nur Apple-Geräte, bis 32 Teilnehmer) und Google Duo (bis 8 Teilnehmer). Mit einem Beamer samt (Lein-)Wand sind diese Konferenzen auch in kleinen Gemeinden einfach und mit nur geringem Kostenaufwand einsetzbar.
Netzwerk
Eine Kombination aus Sprache, Video und Dokumentbearbeitung. Derzeit ist „Skype for Business“ das beste Video-Instrument, um auch gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Die Zukunft heißt hier unter anderem Microsoft Teams. Um das Notebook oder den privaten PC an das Gemeindenetzwerk anzubinden, bedarf es einem VPN-Zugang (Virtual Private Network) und einer Remote-Software wie Citrix, die es ermöglicht, von der Ferne auf alle Anwendungen und Daten im Büro zuzugreifen.
SMS
Statt einer 1:n-Verbindung, die letztlich auch von der verfügbaren Bandbreite abhängt, hat sich ein altes 1:1-Tool bewährt: SMS, also dieses Short Message Service, das gefühlt schon seit Ewigkeiten möglich ist und bezüglich Datenschutz, Schnelligkeit und Anspruchslosigkeit an die Bandbreite eine echte Renaissance feiert.
Spaß
Die App „Houseparty“ hat von den privaten Kommunikationstools wohl am meisten profitiert. Einmal weg vom HomeOffice, Houseparty gestartet und mit allen die gerade im „Haus“ sind reden, diskutieren, spielen und einfach Party machen. Schöne Ablenkung.
Meine Meinung:
Microsoft Teams stellt sich gerade völlig neu auf und wird zuerst Skype for Business und in wenigen Jahren auch Skype (Home) ablösen. Dann steht eine integrierte Software für alle Belange zur Verfügung. Nicht vergessen sollte man bei Messaging- und Video-Software die österreichische Anwendung Grape und so manch andere. Die meisten österreichischen Gemeinden sind jedoch letztlich abhängig von ihrem Software-Provider, weil auch die gemeinsame Arbeit an und mit Dokumenten gefragt ist und das eine tiefe Integration in die Gemeinde-Software erfordert. Wieder eine große Verantwortung der EDV-Dienstleister und jeder einzelnen Gemeinde.
Antwort verfassen