E-Formulare: Nice-to-have oder Must-have ( Mag.(FH) Reinhard Haider, E-Governmentbeauftragter des OÖ Gemeindebundes | 01.07.2014 10:38:23 )E-Government – Vom und für Praktiker – Juni 2014
Beim E-Government für Gemeinden verhält es sich wie bei vielen anderen Themen: Es gibt Dinge die unverzichtbar sind (Must-have) oder Dinge die man eigentlich nicht braucht, jedoch trotzdem gerne hätte (Nice-to-have). Auf konkrete Beispiele übersetzt könnte man anführen, dass jede Gemeinde eine Webseite braucht, aber nicht unbedingt einen Facebook-Auftritt. Wichtig für eine Gemeinde ist auch die Amtssignatur, während für ein elektronisches Beschwerdemanagement die Zeit reif sein muss. Wie verhält es sich nun mit E-Formularen, den elektronischen Pendants zu unseren unzähligen papierenen Schriftstücken ?
Viele Pioniere waren in den letzten Jahren auf dem E-Formular-Sektor unterwegs: private Firmen, Bundesrechenzentrum, Help.gv.at, .... Aber auch die vielen Formate dürfen nicht unterschätzt werden: txt, pdf, doc, asp, html, xls, …
Wie so oft muss sich der Markt konsolidieren. Das ist in den letzten Monaten geschehen und mit www.amtsweg.gv.at hat die private Firma IT-Kommunal GmbH mit dem Amtshelfer des Bundes und help.gv.at 17 einheitliche Formulare gestaltet und anschließend in einheitlichen Formaten mit völlig flexiblen Schnittstellen auf rund 100 E-Formulare ausgebaut.
Amtsweg.gv.at
Bei amtsweg.gv.at handelt es sich um einen elektronischen Formularservice für Städte und Gemeinden, der ursprünglich im Jahr 2006 im Rahmen eines interkommunalen Kooperationsprojekts mehrerer Städte und Gemeinden mit Unterstützung durch den Österreichischen Städtebund entstanden ist. Amtsweg.gv.at stellt den Nutzergemeinden standardisierte, E-Government- konforme E-Formulare und Formularblöcke als zentral betriebenen Services zur Verfügung, wodurch diesen selbst keinerlei infrastruktureller Aufwand entsteht und ein Einstieg sehr rasch und unkompliziert möglich ist. Der Landesgesetzgebung entsprechend wurden weiters bereits für viele Bundesländer „Bundesland-spezifische Formularsammlungen“ entwickelt, auch für Oberösterreich.
Größere Städte mit sehr individuellen Anforderungen haben hingegen die Möglichkeit, mit einer Webanwendung („Formulardesigner“) ihre eigenen E-Formulare zu erstellen, die jedoch zentral qualitätsgesichert werden, bevor sie online gehen. In Österreich greifen aktuell bereits rund ¼ aller Städte und Gemeinden auf die E-Formulare von amtsweg.gv.at zurück. Seit Anfang 2014 in Kooperation mit dem Bundeskanzleramt die kommunalen E-Formulare von HELP.gv.at mit den Basisformularen von amtsweg.gv.at zusammengeführt wurden, kommen laufend neue Nutzergemeinden hinzu.
Auf Bundesländer abgestimmte Formulare
In Oberösterreich nützen bereits 170 Gemeinden das HELP-Basispaket von amtsweg.gv.at und acht Gemeinden die Bundesland-Formularsammlung, in Kärnten kann mit einer Durchdringung von 90% aller Gemeinden von einer flächendeckenden Verbreitung gesprochen werden.
Bundeslandformularsammlungen wurden in den letzten Jahren – stets in Abstimmung mit einer Projektgruppe mehrerer initiativen Gemeinden aus dem Bundesland – für Niederösterreich, Oberösterreich, die Steiermark, Burgenland, Kärnten und Tirol aufgebaut. Jede Bundeslandformularsammlung ist für sich individuell und auch die Anzahl der E-Formulare ist unterschiedlich. Während es in Oberösterreich 57 wichtige kommunale Formulare sind, beinhaltet die Formularsammlung Kärnten an die 100 E-Formulare. Es wurden also für die Gemeinden verschiedene „Leistungspakete“ entwickelt, um sozusagen jeder Kommune die Wahlfreiheit für das für sie am besten passende E-Formularangebot zu ermöglichen.
Vorteile für die Bürger
- Sämtliche Formulare sind an den Styleguide des Bundes angepasst
- die eingegebenen Daten können jederzeit zwischengespeichert werden, sodass die Bürger erforderliche Daten besorgen und dann beim Ausfüllen des Formulares fortsetzen können
- alle Formulare lassen sich mit der E-Signatur unterschreiben und elektronisch wegschicken
- die Formulare können auch ohne E-Signatur an die Gemeinde geschickt werden
- anstelle des elektronischen Versandes kann auch ein PDF erstellt, ausgedruckt und an die Gemeinde geschickt werden
Vorteile für die Gemeinde
- Formulare enthalten individuelles Corporate Design (Farben und Wappen) der Gemeinde
- Die wichtigsten Formulare für Standesamt, Bauamt, Bürgerservice, Soziales und Individuelles sind vorhanden
- Zugriff auf das Antragspostfach über das Stammportal der Gemeinde
- Standardmäßige Bereitstellung einer E-Government-strategiekonformen XML-E-Schnittstelle für die Formulardatenabholung durch jede andere Backoffice-Software
- Zugriff auf rund 350 vordefinierte, E‐Government‐konforme Formularbausteine für den Aufbau eigener, neuer Formulare mit dem Formulardesigner
- Weiterentwicklung des Projekts im Rahmen einer vom ZVK – Zentrum für Verwaltungskooperation begleiteten Arbeitsgruppe
Interessenten wenden sich an
IT-Kommunal GmbH, Nordbergstrasse 6/9, 1090 Wien, E-Mail: office@it-kommunal.at
Gemdat Oö, Schiffmannstraße 4, 4020 Linz, E-Mail: office@gemdat.at
Meine Meinung:
E-Formulare zählen aus meiner Sicht zu den unverzichtbaren Dingen im E-Government (Must-have). Integriert auf der Gemeinde-Website bringen Sie den Bürgerinnen und Bürgern großen Nutzen und auch die Gemeindeverwaltung profitiert davon. Anzupeilen ist die Integration in das Gemeinde-EDV-System, um den medienbruchfreien elektronischen Amtsweg (Formular-Unterschrift-Bezahlung-Bearbeitung-Zustellung) verwirklichen zu können.
Mag. (FH) Reinhard Haider
E-Government-Beauftragter des OÖ. Gemeindebundes
PS: Diskutieren Sie diesen Artikel unter der Webadresse www.ooegemeindebund.at/egovforum des Oö. Gemeindebundes.
Bild: 
E-Formular2014_Antrag Geburtsurkunde.JPG
Bildtext: Formulare im Styleguide des Bundes
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