Die E-Rechnung kommt ( Mag.(FH) Reinhard Haider, E-Governmentbeauftragter des OÖ Gemeindebundes | 30.03.2015 17:54:35 )
E-Government – Vom und für Praktiker – April 2015
Die E-Rechnung kommt
Das Potenzial der E-Rechnung habe ich bereits in meiner Diplomarbeit im Jahr 2007 an der Fachhochschule in Steyr in einem eigenen Kapitel dargestellt: Dänemark hat die verpflichtende E-Rechnung schon im Jahr 2005 eingeführt. Die EU schätzte damals das Einsparungspotenzial für ganz Europa auf rund 50 Milliarden Euro und damit als beträchtlichen Beitrag zur Verwaltungsreform.
Nun ist es soweit, dass die E-Rechnung auch in Österreich richtig greift. Der Bund akzeptiert Rechnungen seit 1.1.2014 nur noch in einem strukturierten elektronischen Format. Dieser „Zwang“ ist die einzig richtige Vorgangsweise, um das volle Potenzial ausschöpfen zu können. Damit können die Daten gleich elektronisch in die Buchhaltung übernommen werden und es gibt kein Eintippen samt Fehlerquellen mehr. Achtung: ein z.B. von Word oder Excel in das PDF-Format umgewandeltes Dokument ist keine E-Rechnung im Sinne dieser Ausführungen. Ab 2018 ist es auch für die Gemeinden so weit.
Vorteile der E-Rechnung
- Kürzere Bearbeitungszeit: Konzentration auf das Kerngeschäft durch elektronische Anlieferung der Rechnung
- Reduktion der Manipulationskosten: Kuvertierung, Frankierung, Aufgabe des Briefes bei der Post
- Reduktion von Versandkosten: Papier, Kuverts, Portogebühren
- Reduktion der Durchlaufzeit: schlankere Prozesse durch Wegfall der Transportwege und -zeiten und IT-unterstützte Rechnungsbearbeitung
- Reduktion von Medienbrüchen: Die eingebrachte elektronische Rechnung wird automatisch weiterbearbeitet. Mögliche Schreibfehler fallen weg
- Positiver Effekt auf die Umwelt: weniger Papierverbrauch, geringerer Transportaufwand
Rechtliche Grundlagen (Bund)
Mit der EU-Richtlinie 2010/45/EU zur rechtlichen Gleichstellung von elektronischen Rechnungen mit Papierrechnungen, dem Abgabenänderungsgesetz 2012 sowie dem § 5 IKTKonG wurden die rechtlichen Grundlagen für die Umsetzung der e-Rechnung an den Bund geschaffen. Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle Stellen der öffentlichen Verwaltung aller Mitgliedsländer ab November 2018 e-Rechnungen zu akzeptieren. Mit der Bereitstellung des Verfahrens der Bundeslösung auch für die andere öffentliche Verwaltung sind die technischen Voraussetzungen zur raschen und einfachen Umsetzung dieser EU-Richtlinie bereits jetzt gegeben.
Die Einbringung der e-Rechnungen im Wege des Unternehmensserviceportals (USP) bietet aufgrund des authentifizierten Zugangs die volle Übertragungssicherheit im Sinne des UStG und des SigG. Bei der Einbringung der E-Rechnung erfolgt eine automationsunterstütze formelle Prüfung der E-Rechnung. Erst bei Vorliegen der formalen Fehlerfreiheit erfolgt die Übernahme durch die Bundesdienststelle. Danach gilt die E-Rechnung als ordnungsgemäß eingebracht.
IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG): sieht die verpflichtende Übermittlung von E-Rechnungen im Waren- und Dienstleistungsverkehr an den Bund ab 1.1.2014 vor. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird (ebInterface und peppol-ubl) und zumindest die im § 11 Abs. 1 UStG 1994 genannten Rechnungsmerkmale enthält.
Land Oberösterreich
Ab sofort nimmt das Land Oö. als erste öffentliche Verwaltung nach dem Bund Rechnungen in strukturierter Form über das Unternehmensserviceportal (USP) des Bundes entgegen. Eine wesentliche Information für die Rechnungslegung stellt dabei die Auftragsreferenz (beginnend mit L4/) dar, die auf den Bestellschreiben des Landes angeführt ist. Falls Unternehmer bereits E-Rechnungen an den Bund gelegt haben, dann ist für diese keinerlei weiterer Aufwand erforderlich: gleicher Zugang über das Unternehmensserviceportal, gleiche E-Rechnungsformate, gleiches Web-Formular, gleiches technisches Umfeld (Webservices).
Gemeinden
Wer den Text bisher aufmerksam gelesen hat, weiß nun, dass die E-Rechnung auch an den Gemeinden nicht vorbeigehen wird. Dass Gemeinden Rechnungen in Form von einfachen PDF-Dokumenten bereits heute übernehmen ist gängige Praxis. Ab 2018 müssen Gemeinden auch strukturierte Dokumente wie beschrieben annehmen. Ob es verpflichtend wie beim Bund wird steht noch nicht fest.
Die Umsetzung ist noch offen, aber hinter den Kulissen wird daran gearbeitet. Fest steht, dass der Bund aus Gründen der Synergie die Funktionen für die Einbringung von E-Rechnungen auch den übrigen öffentlichen Körperschaften sowie den ausgegliederten Bereichen des Bundes zur Verfügung stellt. Diese Maßnahme soll nicht nur Entwicklungs- und Wartungskosten bei den angeschlossenen Partnern sparen sondern eine kurzfristige Umsetzung und Nutzung der Vorteile der E-Rechnung unterstützen.
Die Zurverfügungstellung einer zentralen Technologie sowie eines einzigen Einbringungsweges für e-Rechnungen an die gesamte öffentliche Verwaltung soll den Vertragspartnern die Möglichkeit geben, ihre vorhandenen Lösungen für die E-Rechnung (an den Bund) für einen breiten Empfängerkreis zu nutzen und so ihre Verwaltungskosten weiter zu senken. Die Anbindung weiterer öffentlicher Verwaltungen wird sukzessive erfolgen.
Meine Meinung
Das hohe Potenzial der E-Rechnung sollte als Teil der Verwaltungsreform in Österreich unbedingt genützt werden. Es bedarf natürlich wieder einem Ressourceneinsatz von Personal und EDV, der aber gemeinwirtschaftlich betrachtet positiv ausgehen wird. Je früher sich die Gemeinden diesem Thema annehmen, desto früher wird wieder ein Verwaltungsreformschritt gesetzt. Sämtliche Informationen zur E-Rechnung gibt es unter www.e-rechnung.gv.at
Mag. (FH) Reinhard HAIDER
E-Government-Beauftragter des OÖ. Gemeindebundes
PS: Diskutieren Sie diesen Artikel unter der Webadresse www.ooegemeindebund.at/egovforum des Oö. Gemeindebundes.
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