Die rechtskonforme digitale Gemeinde-Amtstafel ( AL Mag. (FH) Reinhard Haider, E-Government-Beauftragter | 10.03.2020 07:14:56 )E-Government – Vom und für Praktiker – Februar 2020
Die rechtskonforme digitale Gemeinde-Amtstafel
Verwaltungskosteneinsparung, weniger Papier und mehr Service. Drei Ziele, die schon sehr lange in der öffentlichen Verwaltung herumgereicht werden und nach der Verwirklichung suchen. Eine Möglichkeit hat die Novelle der Oö. Gemeindeordnung im Jahr 2019 eröffnet: Die Amtstafel mit Aushängen in Papierform kann von der E-Amtstafel abgelöst werden, siehe § 94a Oö. GemO. Wie geht das?
Laut Gesetz muss sich die Amtstafel beim Gemeindeamt befinden, während der Amtsstunden für jede Person uneingeschränkt zugänglich sein und so eingerichtet sein, dass bei Kundmachungen in elektronischer Form diese unmittelbar ersichtlich sind oder zur Abfrage bereitgehalten werden; dabei ist die Übersichtlichkeit zu gewährleisten. In jedem Fall ist die dauerhafte Nachvollziehbarkeit der Kundmachungsdaten in inhaltlicher und zeitlicher Hinsicht sicherzustellen.
In Kremsmünster erfolgte bereits am 2. Dezember 2019 die Umstellung: die Schaukästen mit dem angepinnten Papier wurden entfernt und an dessen Stelle eine E-Amtstafel mit 32“-Bildschirm angebracht, technologisch angebunden an die Gemeinde-Website und die Handy-App (RiS-Kommunal und Gem2Go). Mit nur einem Vorgang kann die Gemeindeverwaltung nun Informationen, Ärztedienste, Fotos und Kundmachungen auf der Website, der App und der Amtstafel publizieren. Auch die Gemeindezeitung kann durchgeblättert und gelesen werden, zumeist schon eine Woche vor dem Erscheinen der Print-Version. Und das 24 Stunden, 7 Tage die Woche mit einem Wischen oder Fingertipp auf den Bildschirm. Die Gemeindebürger haben überall zeitgleich alle Informationen, ob zu Hause, am Handy oder im Vorbeigehen beim Rathaus.
Das Gemeinderecht zu den Kundmachungen ist im § 94 Abs. 3ff normiert: Die Kundmachung ist binnen zwei Wochen nach der Beschlussfassung an der Amtstafel durchzuführen. Die Kundmachungsfrist beträgt zwei Wochen.
Diese rechtliche Anforderung wird an der E-Amtstafel mit einem digitalen Zeitstempel gelöst. Jedes elektronisch kundgemachte PDF-Dokument (z.B. Wasserleitungsordnung) wird elektronisch taggenau mit einem Aufdruck auf jede Seite des Dokumentes gestempelt, jeweils bei Anschlag und Abnahme, sodass der Zeitraum für die Aufsichtsbehörde genau nachvollziehbar ist.
Die dauerhafte Nachvollziehbarkeit wird durch die Gem2Go-Software sichergestellt, die im Hintergrund unveränderbar mitdokumentiert, wer wann was und wie lange digital kundgemacht hat.
„Damit sind wir die erste Gemeinde in Österreich, die nicht nur eine multimediale digitale Amtstafel haben sondern dazu eine rechtskonforme für Kundmachungen – das Papier wurde nun auch aus diesem Bereich verbannt. Zettelwirtschaft ade! Und nun sehe ich jeden Tag viele Leute, die unsere Fotogalerien durchsehen, die Gemeindenachrichten lesen und Informationen abrufen. Für unsere Seniorenvereine haben wir sogar einen eigenen Schulungstermin vor Ort gemacht, damit sich niemand von der Technologie ausgeschlossen fühlt. Die Schulen werden folgen. Die Amtstafel ist wie ein großes Smartphone und daher einfach zu bedienen“, ist Bürgermeister Gerhard Obernberger von dieser neuen Art der Gemeindeinformation als Win-Win-Situation überzeugt: die Gemeinde spart Zeit und Papier, denn früher wurde alles ausgedruckt und dann in den Schaukasten hinter Glas angepinnt.
Meine Meinung:
Die Novelle der Oö. GemO hat den digitalen Anschlag an der Amtstafel ermöglicht. Nun gibt es auch die ersten Möglichkeiten der technischen Umsetzung. Verwaltungskosten eingespart, kein Papier, volles Bürgerservice: Ziel erreicht! Die E-Amtstafel ist nun multimedial und rechtskonform.
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