Home-Office: Gekommen um zu … ( AL Mag. (FH) Reinhard Haider, E-Government-Beauftragter | 17.06.2020 08:23:30 )E-Government – Vom und für Praktiker – Juni 2020
Home-Office: Gekommen um zu …
17 % der Gemeinden in Oberösterreich machen bereits Home-Office, 28 % der Gemeinden lehnen Home-Office ab. Nein, das ist nicht der Stand Mai 2020 sondern genau ein Jahr davor. Die Situation im Mai 2019 wurde von einer Studentin von „Public Management“ an der FH Linz mit der Bachelorarbeit „Homeoffice in der Kommunalverwaltung - Potenzialerhebung und Zukunftsperspektive für die oö. Gemeinden“ beschrieben und in der Juli-Ausgabe 2019 der OÖ Gemeindezeitung kommentiert. Aber in nur zwei „Corona-Monaten“ wurde die alte Ordnung völlig auf den Kopf gestellt und was gestern noch schwer vorstellbar war ist plötzlich dienstlich erforderlich. Allein die Zukunft ist offen. Bleibt Home-Office und wenn ja in welchem Ausmaß? Das ist eine Frage, die sehr rasch geklärt werden muss, denn es geht um die Arbeitssituation vieler Mitarbeiter. Über 20.000 Gemeindebedienstete gibt es in Oberösterreich, knapp 10.000 davon sind Verwaltungsmitarbeiter und davon wiederum 69 % im Alter von 36 bis 45 Jahren.
Viel wurde in den letzten Wochen zu diesem Thema geschrieben. Auf den Punkt gebracht hat es aus meiner Sicht ein Artikel von Mag. Nicolaus Drimmel, Leiter der Abteilung Recht des Österreichischen Gemeindebundes, der in Kommunal 5/2020 (Seiten 14-17) sinngemäß meinte, dass ein erfolgreicher Weg in die neue digitale Normalität vom „magischen Viereck“ abhängt:
• Es muss technologisch möglich sein
• Es muss gesetzlich umsetzbar sein
• Es muss den Wunsch der potenziellen Nutzer geben
• Es muss den politischen Wunsch zur Umsetzung geben
Diese vier Punkte gelten auch für die Beurteilung von Home-Office der Zukunft. Ein Gespräch der Amtsleitung darüber mit dem Bürgermeister und der Personalvertretung erscheint zielführend, denn das Thema ist unausweichlich.
Punkt 1: Technologie
Seit Inkrafttreten der DSGVO sollten die Gemeinden ein neues „IT-Sicherheitshandbuch“ haben, welches die wichtigsten Erfordernisse abdeckt. Software aktuell halten, sowohl Betriebssystem als auch Business-Software wie MS-Office & Co. Schutz vor Schadsoftware gemäß dem Firmen(Gemeinde)Standard. VPN-Zugang nützen, Passwörter in sicherer Art und Weise. Wer nicht in der Cloud arbeitet sollte sich auch um Backups kümmern und um die Verschlüsselung von Festplatten und/oder Mails. Last but not least der unverzichtbare Hinweis auf Phishing. Keine E-Mails oder Dateianhänge unbekannter Herkunft öffnen. Lieber vorher einen IT-Administrator und Vertraute fragen. Dazu kommt oft die richtige Videokonferenz-Software. Unzählige Zoom- und Teams-Sessions und Telkos (neuer Sprachbegriff für Telefonkonferenz) fesselten viele von uns dutzende Stunden vor dem Bildschirm anstatt den Geschäftspartnern und Kollegen in die Augen zu sehen. Geklärt werden muss auch, ob der Dienstgebe die Hardware zur Verfügung stellt oder ob die Hardware des Dienstnehmers den Zugang zur Gemeindesoftware ermöglicht (BYOD – Bring your own device).
Punkt 2: Gesetzliche Rahmenbedingungen
Wichtig wird eine Betriebsvereinbarung als Zusatzvereinbarung zum Dienstvertrag sein, in der die Nutzung von betrieblicher oder privater Hardware geregelt ist, die Haftung bezüglich Verletzung von Datenschutz und Datensicherheit, ob es einen Aufwandersatz gibt, Ort der außerbetrieblichen Arbeitsstätte, Arbeitszeit und Arbeitsinhalte, die üblicherweise nicht vom Dienstvertrag abweichen und einiges mehr. In diesem Zusammenhang muss auch eine CleanDesk-Policy besprochen werden (welche Unterlagen dürfen nach Arbeitsende frei am Schreibtisch liegen), nicht nur für Home-Office sondern auch fürs Büro.
Punkt 3: Wünsche der Nutzer
Die Wünsche der Nutzer sind vielfältig, aber meines Erachtens zumeist vernünftig. Dass der Job mit Home-Office gemütlicher wird, daran haben vielleicht manche geglaubt, haben aber nun ihre Lektion gelernt. Zu viele unsichere Faktoren gibt es: soziale Isolation, Ablenkung zu Hause, Überbelastung durch Integration vom Beruf in den Haushalt samt Familienmitgliedern von den Kindern bis zur Oma versus Vorteile einer freien Zeiteinteilung, Klimaschutz durch weniger Dienstreisen und geringere Pendlerquoten. Dieses Statement eines durch die Corona-Krise ins Home-Office gezwungenen Mitarbeiters sagt alles aus: „Mein ganz persönliches Resümee vom Homeoffice ist überwiegend positiv, was vor einigen Monaten noch unglaublich und unmöglich war, ging auf einmal. Aufpassen muss man trotzdem auf eine Trennung von Privat und Dienst, die kann man zusehends verlieren, was letztendlich nicht gut ist. Die Rückkehr in den Büroalltag hat natürlich viele Vorteile, wie die sozialen Kontakte, die „kurzen“ Dienstwege, die Strukturen im Haus, die geregelte Dienstzeit, die Außendienste und vieles mehr. …. Auch der gute Kaffee ist nicht zu verachten.“
Punkt 4: Vorgaben der Politik
Es geht um eine Win-Win-Situation und um Flexibilität. Mit Home-Office können beide Seiten gewinnen. Die Offenheit der Bürgermeister, die ja selbst auch im Home-Office waren, voraussetzend ist es jetzt an der Zeit, die Vor- und Nachteile herauszuarbeiten, einen Kriterienkatalog zu erstellen und in eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu gießen. Weitere Rahmenbedingungen im Dienstrecht sind wünschenswert, die konkrete Umsetzung sollte jeder Gemeinde überlassen werden.
Meine Meinung:
„… bleiben“ würden die einen in Anknüpfung an die Überschrift sagen. Ich meine „… verändern“, denn die Digitalisierung wird nicht nur die Arbeitsabläufe und den Ort der Arbeit verändern, sondern auch uns. „E-Work“ erscheint mir ein besserer Begriff, mit dem wir lernen müssen umzugehen. Er steht für „Office wo ich gerade bin“ und „Videokonferenzen statt Dienstreisen“. Aber alles mit Maß und Ziel, denn die Digitalisierung kann und darf den menschlichen Teil der Arbeit nicht ersetzen.
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