Digitale Transformation von Gemeinden ( AL Mag. (FH) Reinhard Haider, E-Government-Beauftragter | 22.10.2021 12:24:52 )
E-Government – Vom und für Praktiker – Oktober 2021
Die Kommunalwahlen 2021 sind vorbei. Viele neue oder erst kurz im Amt befindliche Bürgermeisterinnen und Bürgermeister orientieren sich aktuell an ihren neuen Aufgaben und stoßen mit Gewissheit auch auf das Thema der Digitalisierung in der Gemeinde. Wo steht das Gemeindeamt? Welche Voraussetzungen bringen wir mit? Wo wollen wir hin? Die Literatur umschreibt das als Prozess der Digitalen Transformation.
Interaktionsstufen von E-Government
Am Beginn des Nachdenkprozesses sollte man einen Blick auf die Gemeinde und den unterschiedlichen Grad der Interaktion zwischen der Behörde und den Bürgern bzw. der Wirtschaft werfen und sich mit den drei Interaktionsstufen von E-Government (hier samt kurzer Erklärung) beschäftigen:
- Information: statische Information auf der Website oder Informationssystemen
- Kommunikation: Ergänzung um Dialogmöglichkeiten und einfachen Formularen
- Transaktion: der elektronische und papierlose Amtsweg vom E-Formular über E-Signatur, E-Zahlung, E-Bearbeitung und E-Zustellung
Generell kann auch angemerkt werden, dass die Umstellung der Verwaltungsprozesse und -dienstleistungen externer und interner Natur in vielen Gemeinden schon weit vorangeschritten sind, z.B. E-Signatur = E-ID, Ummeldung, Strafregisterauszug, Volksbegehren unterschreiben, E-Formulare, Sitzungsunterlagen zur Verfügung stellen, E-Rechnungslegung, Archivierung, ….
Anders sieht es oft bei der digitalen Transformation der Gemeinden im Bereich Dialog und Kommunikation aus: bisherige Kommunikationskonzepte, Bürgerdialoge und allenfalls elektronische Umfragen werden immer wichtiger. Hier ist ein entsprechender Handlungsbedarf gegeben.
Wichtige Punkte für die Digitale Transformation
- Unternehmenskultur: Einbeziehen der Mitarbeiter in die Veränderungsprozesse, die Scheu vor neuen Vorgangsweisen nehmen, Erhöhung der sozialen Kompetenz, kurz gesagt kompetentes Change Management. Hier ist externe Beratung überlegenswert. Auch das Knüpfen von Netzwerken mit anderen Gemeinden soll forcieren werden, um voneinander zu lernen und Know-How zu transferieren.
- IT-Struktur: Bestehende IT-Lösungen auf Standards, Aktualität und Erweiterungsmöglichkeiten prüfen. Cloud Computing ist heute Voraussetzung für modernes internes und externes Arbeiten, VPN-Zugänge für Homeoffice und digitale Ablagemöglichkeiten.
- Prozesse: Erfassen der wichtigen internen und externen Prozesse, Evaluierung und Übertragung in die elektronische Welt. Aber: nicht alles muss via IT abgewickelt werden. Abschaffung von umfangreichen Papierprozessen z.B. mit einem Sitzungsportal für die Gemeindemandatare.
- Digitale Kommunikationskanäle: Website um Social Media und Apps ergänzen, Umfragetools, E-Demokratie wagen. Es gibt mehr als einen Marketingkanal, der auch von den richtigen Mitarbeitern zu betreuen ist.
- Datensicherheit und Datenschutz: Sicherheitssysteme und Firewalls sind unbedingt erforderliche technische Hilfen. Mindestens so wichtig ist der Faktor Mensch, der z.B. Phishing-Mails erkennt, seine Festplatten verschlüsselt, ordentliche Passwörter nach einer Gemeinderichtlinie verwendet und Daten nur in sicheren Bereichen ablegt. Jede Gemeinde sollte dazu ein IT-Sicherheitshandbuch mit allen Regeln haben.
Meine Meinung:
Die Digitale Transformation trifft mit hoher Geschwindigkeit die Wirtschaft und sorgt auch in der Öffentlichen Verwaltung in Form von E-Government für eine rasche Veränderung der Prozesse und Arbeitsweisen. Das schnelle Internet bildet die Grundlage dafür. Daran führt kein Weg vorbei.
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