Mit dem Handy unterschreiben: Wie geht das? ( AL Mag. (FH) Reinhard Haider, E-Government-Beauftragter | 12.05.2023 12:11:01 )E-Government – Vom und für Praktiker – Mai 2023
Mit dem Handy unterschreiben: Wie geht das?
Das papierlose Büro ist seit Jahrzehnten in aller Munde. Weniger wird es nicht, denn der Informationshunger ist gewaltig. Umso mehr müssen wir bei allen Prozessen anstrengen, um diese papierlos, also medienbruchfrei zu gestalten. Ein wesentlicher Faktor im Öffentlichen Sektor aber auch in der Privatwirtschaft ist die Unterschrift. Kann diese elektronisch geleistet werden, lassen sich papierlose Prozesse realisieren. Verweigern die zur Unterschrift Berechtigten die E-Signatur, dann scheitert der digitale Workflow und die Kopiererindustrie lebt noch lange von unseren Versäumnissen.
E-Signatur – nicht rechtsgültig und trotzdem rechtskonform
Sie erhalten per Mail einen Vertrag in PDF-Dateiform, der eine wunderschön geschnörkelte Unterschrift des Vertragspartners zeigt, eingescannt oder digital angefertigt. Oder: Sie kritzeln Ihre Unterschrift am Bankschalter auf ein kleines Tablet wenn Sie Geld beheben und produzieren damit ein Bild Ihrer Unterschrift. Beides sind keine Originale, damit eigentlich nicht rechtsgültig und trotzdem gelten die abgeschlossenen Verträge, weil es sich bei normalen Verträgen um Konsensualverträge handelt. Beide Parteien sind sich nachvollziehbar einig, daher ist eine Unterschrift oft gar nicht erforderlich. Elektronisch können Sie solche Abbilder Ihrer Unterschrift mit jedem iPhone (Stift-Symbol) oder Android-Phone (Füllfeder-Symbol) ganz einfach erstellen.
E-Signatur – rechtsgültig und der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt
Viele von uns nützen schon seit vielen Jahren die Handysignatur, die spätestens ab 1. Juli 2023 zur europarechtskonformen ID Austria wird. Leider beschränken sich viele auf die Identifikation, also den Einstieg in Portale wie das Kommunalnet oder FinanzOnline. Dabei können mit dem Mobiltelefon ganz einfach PDF-Dokumente aller Art rechtsgültig und damit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt unterschrieben werden:
- Am Computer: sobald sich das zu unterschreibende PDF-Dokument auf Ihrer Festplatte oder dem Serverlaufwerk befindet am besten die Website https://www.a-trust.at/pdfsign/ (auch möglich: www.handy-signatur.at) aufrufen, Dokument hochladen, Bildmarke auswählen und platzieren. Dann die Unterschrift mittels ID Austria-Freigabe bestätigen und das Dokument herunterladen oder ein weiteres unterschreiben.
- Am Mobiltelefon: In der App "Digitales Amt" den Punkt "PDF Signatur" wählen, dann "PDF signieren" und das gewünschte PDF über das Menü auswählen. Anschließend erscheint die sogenannte Bildmarke auf dem PDF, an der gewünschten Stelle platzieren und auf "PDF signieren" tippen. Dann die Unterschrift mittels ID Austria-Freigabe bestätigen und mit "Signiertes PDF sichern/teilen" das fertig signierte PDF auf dem Handy speichern oder versenden
- Elektronischer Akt: eine Sonderform der elektronischen Signatur kann in den Aktenlauf integriert werden, nämlich die Fortgeschrittene Signatur, die auch für eine Organisation genützt werden kann, nicht nur für eine natürliche Person.
Meine Meinung:
Alle Mitarbeitenden in den Verwaltungen der Gemeinden und auch alle unterschriftsberechtigen Bürgermeisterinnen und Bürgermeister müssen die ID Austria am Mobiltelefon und die E-Signatur im Elektronischen Akt implementiert haben und auch konsequent nützen. Nur dann gibt es eine Chance auf das papierlose Büro.
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