Neuauflage der online verfügbaren OÖ Bauformulare

OÖ Gemeindebund ermöglicht dank einer technischen Neugestaltung
einen stufenweisen Umstieg auf E-Formulare

In Zusammenarbeit mit dem Oberösterreichischen Gemeindebund, der RIS GmbH und der Gemdat Oberösterreich hat die ITK-Kommunal GmbH auf Basis ihres E-Formularservices „amtsweg.gv.at“ für alle oberösterreichischen Gemeinden eine Neuauflage der OÖ Bauformulare entwickelt. Diese stehen ab sofort in mehreren Ausprägungsstufen zur Verfügung und können – trotz einer echten funktionellen Aufwertung – in den beiden Basisstufen wie bisher kostenlos genützt werden.

Geplant ist auch eine Erweiterung des Formularangebots um elektronische Wahl- und Stimmkartenanträge, da nur elektronisch und signiert eingebrachte Anträge Gemeinden zukünftig vom kostenintensiven eingeschriebenen oder nachweislichen Versand der Stimm- bzw. Wahlkarten entbinden.

Den oberösterreichischen Gemeinden werden aktuell folgende 9 E-Formulare aus dem Baubereich in drei verschiedenen Ausbaustufen zur Verfügung gestellt:

• Bauanzeige gemäß § 25 (1) Z 2 OÖ BauO 1994 (Baufreistellung Betriebs- und Nebengebäude)
• Bauanzeige gemäß § 25 (1) Z 1 OÖ BauO 1994 (Baufreistellung Wohngebäude)
• Bauanzeige gemäß § 25 (1) Z 3-15 OÖ BauO 1994 ("Sonstige Bauvorhaben"
• Baubeschreibung
• Ansuchen um Baubewilligung gemäß § 28 OÖ BauO 1994
• Baufertigstellung - Anzeige gemäß § 42 OÖ BauO 1994
• Baufertigstellung - Anzeige gemäß § 43 OÖ BauO 1994
• Antrag um Bewilligung von Bauplätzen
• Feuerpolizeiliche Überprüfung - Anzeige der Mängelbehebung

Ausbaustufe 1: PDF-Druckformulare

Auf der Website des Gemeindebundes wurden die bisherigen Formulare durch die neun „runderneuerten“ Bauformulare ausgetauscht. Sollten diese von der Gemeindewebsite verlinkt worden sein, besteht bei der Gemeinde kein Handlungsbedarf, da sich an den links nichts geändert hat.

Die neuen Formulare stehen als PDF-Dateien zum Herunterladen zur Verfügung, können aber nicht am PC ausgefüllt, sondern nur ausgedruckt und händisch ausgefüllt werden. Die Formulare ersparen dem Antragsteller somit nur – wie bisher - den Weg zum Amt.

Ergibt sich bei einem Formular ein Adaptierungsbedarf (z.B. aufgrund einer gesetzl. Änderung), so werden diese von IT-Kommunal nach Abstimmung mit dem OÖ. Gemeindebund zentral durchgeführt. Seitens der Gemeinde besteht kein Handlungsbedarf.

Die Nutzung der Ausbaustufe 1 ist – wie bisher – für alle Gemeinden kostenlos.

Ausbaustufe 2: Dynamische PDF-Formulare zum online Ausfüllen, Speichern und Ausdrucken

Entscheidet sich die Gemeinde für Ausbaustufe 2, so erhält sie neben den links auf die PDF-Formulare (Ausbaustufe 1) neun weitere links auf echte Online-Formulare. Diese sind mit einer vollwertigen Formularlogik hinterlegt, d.h. der Antragsteller sieht nur jene Formularblöcke, die er wirklich benötigt. Die Online-Formulare entsprechen trotzdem inhaltlich 1:1 den PDF-Formularen. Nach dem Ausfüllen eines Online-Formulars kann der Antragsteller dieses ausdrucken, unterfertigen und der Gemeinde übermitteln.

Gegenüber den bisherigen PDF-Formularen bietet die Ausbaustufe 2 gleich mehrere, sehr attraktive Servicefunktionen:

Der Antragsteller hat während des Ausfüllens die Möglichkeit, jederzeit das teilausgefüllte Formular lokal abzuspeichern und kann dieses ganz einfach zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufrufen und fertig ausfüllen.

Gerade im Baubereich werden während mit den verschiedenen Formularen häufig die gleichen „Basisdaten“ wie Antragsteller, Anschrift, liegenschaftsbezogene Eckdaten abgefragt, weil die Gemeinde diese für eine Zuordnung benötigt. Die vorliegenden Formulare wurden so intelligent gestaltet, dass Antragsteller diese Basisdaten nur einmal erfassen müssen, lokal abspeichern und in alle anderen Bauformulare laden können. Diese Funktion bietet insbesondere auch professionellen Antragstellern wie Bauunternehmen oder Architektenbüros einen echten Mehrwert!

Einen weiteren Vorteil stellt die enge Koppelung der Online-Formulare und der PDF-Formulare dar. Ergibt sich bei einem Formular ein Adaptierungsbedarf, so schlagen Änderungen automatisch sowohl auf Online-Formulare wie auch PDF-Formulare durch, d.h. diese sind immer identisch.

Auch die Nutzung der Ausbaustufe 2 stellt einen Service des OÖ Gemeindebundes dar und ist für alle Gemeinden kostenlos.

Ausbaustufe 3: Vollelektronische Formulare im Layout der Gemeinde

Zusätzlich zu den Ausbaustufen 1 und 2 werden sämtliche Bauformulare mit dem Corporate Design und den Empfängerdaten der Gemeinde hinterlegt. Die elektronischen Anträge können vom Antragsteller auch mit Anhängen versehen, mit Bürgerkarte oder Handysignatur unterschrieben und der Gemeinde gesichert elektronisch übermittelt werden. Der genaue Zeitpunkt der Einbringung wird über einen digitalen Zeitstempel festgehalten und der Antragsteller erhält zur Nachverfolgung eine eindeutige Antragsnummer.

Für die Gemeinde wird ein Antragsdatenpostfach eingerichtet, in dem sie bei Bedarf selbst mehrere Unterpostfächer anlegen und zuweisen kann, welche Antragstypen in welches Postfach übertragen werden sollen. Einlangende Anträge werden im PDF-Format und zusätzlich in einem XML-Format hinterlegt, wodurch die Daten automatisiert in andere Softwareanwendungen übernommen werden können.

Kurz gesagt steht den Gemeinden in Ausbaustufe 3 der volle Funktionsumfang des kommunalen E-Formularservice „amtsweg.gv.at“ zur Verfügung!

Um den OÖ Gemeinden den Einstieg ins E-Formularwesen zu erleichtern, wurde in Abstimmung mit dem OÖ Gemeindebund, der RIS GmbH und der Gemdat OÖ ein besonders kostengünstiges Einstiegs-Preismodell für den Baubereich entwickelt. Da die einmalige Einrichtung für die Nutzung der vollelektronischen Bauformulare nahezu identisch ist wie für die vollständige OÖ. E-Formularsammlung, entstehen der Gemeinde bei einem Wechsel zur „Vollversion“ auch keine weiteren Setupkosten. Somit ist gewährleistet, dass der Gemeinde auch bei einem „sanften“ Einstieg über die Bauformulare kostenseitig keine Mehrbelastung entsteht.

Nutzung der neuen OÖ Bauformulare

Die Nutzung der neuen OÖ Bauformulare ist denkbar unkompliziert – einfach die diesem Infoblatt beigeschlossene Teilnahmeerklärung ausfüllen, die gewünschte Ausbaustufe ankreuzen und per E-Mail, Fax oder postalisch an die RiS GmbH übermitteln.

Bei Ausbaustufe 1 bedarf es keinerlei weiterer Schritte, die Teilnahmeerklärung hat nur den Sinn, dass die Nutzung der PDF-Formulare durch die Gemeinde bekannt und eine Ansprechperson für das Formularwesen hinterlegt ist (z.B. zwecks Information, sollte es Änderungen bei den Formularen geben).

Bei Ausbaustufen 2 erhält die Gemeinde anschließend die entsprechenden links und eine Kurzanleitung übermittelt, auch hier gilt Gleiches wie bei Ausbaustufe 1.

Bei Ausbaustufe 3 wird die Gemeinde von IT-Kommunal kontaktiert und durch den (gemeindeseitig nicht sehr aufwändigen) Setup-Prozess geführt.

„Amtsweg.gv.at“, der führende österreichische E-Formularservice für Städte und Gemeinden, bietet für die Oberösterreichischen Gemeinden nicht nur die neuen genannten Bauformulare, sondern einen komplette „Oberösterreich-Formularsammlung“ mit rund 60 kommunalspezifischen Onlineformularen sowie 18 bundesweit einheitlichen Onlineformularen, welche vom Amtshelfer des Bundes, HELP.gv.at exklusiv übernommen wurden, an. Ein Wechsel auf die Oberösterreich-Formularsammlung ist jederzeit möglich, der aktuelle Tarif findet sich auf der Website der IT-Kommunal GmbH.

Anlagen:

Anlage_0_Bestellprozess Bauformulare

Anlage_1_Teilnehmererklärung

Anlage_2_Infoblatt - Neuauflage OÖ Bauformulare

Anlage_3_ITK Nutzungsbedingungen amtsweg.gv.at