Elektronische Signatur: Braucht die Gemeinde die Amtssignatur? ( Mag. (FH) Reinhard Haider, E-Government-Beauftragter des OÖ. Gemeindebundes | 23.04.2012 14:26:08 )E-Government - Vom und für Praktiker - Jänner 2011
Seit 1. Jänner 2011 muss sich jede Gemeinde die Frage stellen, ob die Amtssignatur in der Gemeindeverwaltung eine Rolle spielt oder spielen soll. Der Grund dafür liegt im § 82 a AVG. Demnach bedürfen ab 1.1.2011 elektronisch erstellte und abgespeicherte Dokumente und Erledigungen von Behörden nach dem AVG (Allgemeines Verwaltungsverfahrensgesetz) der Amtssignatur. Achtung: Bescheide oder Lastschriften nach der BAO (Bundesabgabenordnung) sind davon nicht betroffen. Genau heißt es im Gesetz:
§ 82a AVG. Bis zum Ablauf des 31. Dezember 2010 bedürfen keiner Unterschrift, Beglaubigung oder Amtssignatur:
1. schriftliche Ausfertigungen von elektronisch erstellten Erledigungen;
2. schriftliche Ausfertigungen in Form von elektronischen Dokumenten.
Das bedeutet konkret: Wenn ein Dokument oder eine Erledigung nur elektronisch ausgefertigt wird oder als Aktenbestandteil in Papierform keine herkömmliche Unterschrift trägt, ist die Amtssignatur einzusetzen. Ein Beispiel: Der Inhalt eines Telefonates mit einem Bürger wird in einem Aktenvermerk festgehalten, per Mail an den Bürgermeister weitergeleitet und im elektronischen Archiv als PDF-Dokument abgelegt. Diese PDF-Datei muss künftig elektronisch mit der Amtssignatur unterschrieben sein. Ein weiteres Beispiel: ein Baubescheid wird nur elektronisch ausgefertigt, da der Bürger einer elektronischen Übermittlung gemäß den Richtlinien der Elektronischen Zustellung zugestimmt hat. Der Bürgermeister unterschreibt den Baubescheid mit seiner Amtssignatur.
Was ist die Amtssignatur?
Die Amtssignatur wird als elektronische Signatur mit einer Signaturkarte ausgelöst, hat nichts mit der eingescannten händischen Unterschrift (Paraphe) des Bürgermeisters zu tun und entfaltet volle Rechtswirkung. Die Amtssignatur nach dem E-Government-Gesetz ist mindestens eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die ein entsprechendes Attribut im Signaturzertifikat eingetragen hat. Die Amtssignatur beinhaltet eine Bildmarke (§ 19 E-Gov-Gesetz, bei Gemeinden zumeist das Gemeindewappen) sowie einen entsprechenden Hinweis im Dokument und darf nur von einem Auftraggeber des öffentlichen Bereichs verwendet werden. Die Informationen zur Prüfung der elektronischen Signatur sind ebenfalls bereitzustellen. Die Bildmarke in der Amtssignatur löst den amtlichen Stempel als Zeichen der Amtlichkeit eines Dokumentes ab. Dies muss laut E-Government Gesetz § 19 Abs. 3 im Internet veröffentlicht werden, zum Beispiel: www.kremsmuenster.at/amtssignatur
Wie unterschreibt man mit der Amtssignatur ?
Überprüfen Sie zuerst die eigene Organisation auf Notwendigkeit, zukünftige Überlegungen und Know-How bzw. Innovationsbereitschaft der Mitarbeiter in diesem Bereich. Wenden Sie sich anschließend an Ihren EDV-Dienstleister. Üblicherweise hat dieser eine Lösung für die Bürgerkarte mit Amtssignaturfunktion samt Kartenlesegerät parat und auch eine entsprechende Softwarelösung, die sich in die EDV-Landschaft der Gemeinde integriert. Idealerweise wird eine Lösung für Einzel- und Stapelsignatur angeboten, eine Client- und Serverlösung sowie ein PDF-Konverter für verschiedene Ausgangsformate.
Hinsichtlich der (Bürger)„Karte“ kann theoretisch auch der Einsatz der E-Card überlegt werden. Praktisch kann bei der Freischaltung der E-Card zur Bürgerkarte im Standardprozess (bei einer Registrierungsstelle, online oder über FinanzOnline) kein Amtssignaturzertifikat verarbeitet werden. Ansonsten könnten sich ja Bürger unzulässigerweise ein Amtssignaturzeritifikat besorgen. Technisch und organisatorisch könnte dies aber die Firma A-Trust. Jedenfalls werden MitarbeiterInnen im Bund mit speziellen "Dienst"-Karten (mit Amtssignaturzertifikat) im Scheckkartenformat ausgestattet. In Oberösterreich ist bei KFG-Versicherten mangels E-Card derzeit nur der Weg einer eigenen „Dienstkarte“ möglich. Das scheint aus heutiger Sicht auch in der Praxis der beste Weg zu sein.
Dass es auch bereits mobile Signaturlösungen mittels Mobiltelefon gibt, sei hier nur am Rande erwähnt. Die Mobile Signatur ist derzeit bei der normalen E-Signatur von Dokumenten ein guter Ersatz für die Bürgerkarte, kann jedoch bei der Amtssignatur noch kaum eingesetzt werden.
Nicht unerwähnt sollte das Faktum sein, dass es zwei Arbeitswelten gibt: Die Papierwelt und die elektronische Welt. In der Papierwelt zählt der Ausdruck eines Dokumentes mit der elektronischen Amtssignatur genau so viel wie ein eigenhändig unterschriebenes Dokument. In der elektronischen Welt gilt ab 1.1.2011 im AVG-Bereich nur noch ein elektronisch amtssigniertes Dokument, wenn es kein zugrundeliegendes Papier mit Unterschrift oder Beglaubigung gibt.
Meine Meinung:
Mit einem elektronischen Workflow wird die Sache in der Gemeindeverwaltung rund und sinnvoll: Eines der besten Beispiele dafür in Oberösterreich ist die Gemeinde Aspach. Die internen Prozesse werden hier weitgehend elektronisch abgebildet und somit ist der Einsatz der Amtssignatur erforderlich. Aber auch ohne Workflow wird mehr und mehr elektronisch gearbeitet. Darüber hinaus bieten die (Plastik)Karten für die Amtssignatur auch einen Mehrfachnutzen in Form der Möglichkeit des Dienstausweises, der Gleitzeitbuchung und des EDV-Logins, wie das heute die meisten Dienststellen der Oö. Landesregierung bereits vorbildlich umgesetzt haben. Sehen wir also die Chance und nicht das Problem.
Meine Empfehlung lautet: alle Bürgermeister, Amtsleiter und die relevanten Mitarbeiter einer Gemeinde sollten im Jahr 2011 mit der „Dienstkarte“ mit der Funktion als Dienstausweis sowie der Amtssignatur ausgestattet werden.
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