Assistent:in (w/m/x) – Karenzvertretung

In der Abteilung Stadtplanung, Klimaschutz und Mobilität erwartet Sie ein abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld in einem technisch geprägten Umfeld. Setzen Sie Ihr organisatorisches Talent ein und werden Sie Teil eines engagierten Teams.

− Kommunikations- und Koordinationsschnittstelle zwischen Abteilungsleitung, internen Abteilungen sowie Bürgerinnen und Bürgern

− Unterstützung der Abteilungsleitung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen (Telefonbetreuung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Terminkoordination, Bewirtung, usw.)

− Aufbereitung von Besprechungsunterlagen, Protokollführung in diversen Gremien, Sitzungsvor- und -nachbereitung sowie Verwaltung der zugeordneten Konten

− Erstellung und Ablage von Dokumenten (u.a. Bauakten), Mithilfe bei Betriebsanlageverfahren und Abwicklung der Korrespondenz  

QUALIFIKATIONEN und FÄHIGKEITEN:

− Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. Abschluss einer höheren Schule (z.B. LAP, HAS, HAK, AHS) bzw. ein adäquates Ausbildungsniveau

− Berufserfahrung in einer ähnlichen Position

− Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

− Versierter Umgang mit MS Office − Sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

− Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion

− Hohe Team- und Kommunikationsfähigkeit

BENEFITS:

• Einarbeitungsphase sowie Onboarding-Programm
• Flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeit zu Home-Office
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Krankenkasse mit attraktiven Leistungsangeboten
• Zusätzliche freie Tage
• Umfangreiches Aus- und Weiterbildungsangebot
• Krisensichere und moderne Arbeitsplätze
• Parkplätze und gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln